Examens administratifs
Une fois la plainte soumise, le bureau l’examine pour décider de la façon de procéder. Il recueille les informations utiles et prend connaissance des faits.
Si la plainte ne concerne pas un ministère ou un organisme du gouvernement provincial ou un service municipal, le plaignant sera renvoyé à l’entité pouvant l’aider.
Lorsqu’une plainte concerne le gouvernement provincial ou une municipalité, le Bureau détermine ce qu’a fait le plaignant pour résoudre le problème. Il est important en effet que l’entité visée par la plainte ait la possibilité de donner suite aux préoccupations du plaignant. Avant de procéder, l’ombudsman recommande donc au plaignant de suivre d’abord le processus d’appel ou de résolution de l’entité visée.
Le Bureau de l’ombudsman s’efforce de traiter la majorité des plaintes en effectuant un examen administratif plutôt qu’une enquête formelle. Une plainte peut découler d’une mauvaise communication ou de la mauvaise compréhension d’une politique ou d’une procédure du gouvernement. Elle peut donc souvent être résolue en contactant le représentant du gouvernement pour que les deux parties puissent comprendre le problème et poursuivre leur relation de travail.
Les examens administratifs concernent également la révision des politiques et des procédures de l’organisme gouvernemental visé pour voir si elles sont respectées ou si des améliorations sont nécessaires.